S’organiser pour être plus efficace

Il existe des petites astuces toutes simples pour mieux s’organiser et gérer son temps.
Ces petites astuces vont vous permettre d’être plus efficace et de faire baisser la charge mentale.
C’est ce qu’on va voir dans ce petit guide.

N’utilisez par votre boite e-mail comme “ToDo list”

Raison n°1 — Il n’y a que vous qui avez accès à votre boite mail.
Personne ne pourra vous venir en aide si vous vous noyez sous les e-mail.
Pour la simple est bonne raison que personne ne sera au courant.

Raison n°2 — Vous êtes obligé d’avoir votre boite mail pour voir vos tâches.
Dès lors que vous voudrez suivre vos tâches vous serez exposés à tous les nouveaux messages entrant.
Vous serez donc dérangés et pas efficace.

Raison N°3 — Une boite mail n’a pas les fonctionnalités d’un outil de gestion de tâches :
- Pas de discussion en interne avec les fameuses “mentions pour notifié un collègue
- Pas de dates d’échéances sur un e-mail
- Pas de statut (A faire, en cours, etc.)
- Pas de contexte

Bref, une boite e-mail c’est un outil de communication, pas un outil de gestion de tâches.
Chez vous, vous avez une boite aux lettres avec des factures à payer.
Quand vous recevez un courrier, vous le sortez de la boite aux lettres et vous le classez chez vous ?
Là c’est pareil.

Partagez l’information

Prenez le temps de documenter et partager.
Ne voyez pas ça comme une perte de temps
Le temps que vous passez à partager l’information c’est du temps que vos collègues ne passeront pas à la chercher.
5 minutes de “passé” pour vous, c’est 5 minutes de gagné pour chacun de vos collaborateurs qui ne perdra pas de temps à courir après l’information.

Si vous êtes 10 personnes dans une team, vous allez passé 5' à documenter 2 fois l’information.
Si vous ne le faites pas c’est 10x 5' que passeront vos collègues à aller la chercher.

Faites le calcul ;)

Documentez ce que vous faites, écrivez vos actions, partagez vos notes.
Tout ce qui peut être partagé doit l’être.

C’est un gain de temps considérable pour toute l’équipe.

S’organiser avant de commencer la journée

N’arrivez pas le matin en ouvrant directement votre boite mail, votre slack ou votre teams.

Avant d’attaquer frénétiquement, prenez 10–15' à faire le point sur votre journée et posez-vous ces questions :

• Qu’est ce que j’ai à faire aujourd’hui (Liste de tâche)
• Qu’est ce qui doit à tout prix être fait aujourd’hui ? (Priorité)
• Qu’est ce que je peux faire dans le contexte actuel
• Qu’est ce que je n’aurais pas le temps de faire et qu’il faut que je replanifie

Si vous arrivez le matin en attaquant directement par vos actions ou vos call, vous ne vous laissez pas le temps de prioriser et d’avoir une journée atteignable.
Vous allez peut-être commencer par faire des choses moins importantes, tout en laissant les choses essentielles de côté.

Rien de pire que d’arriver en fin de journée en vous disant “Mince, je devais faire ce truc important, je n’ai pas eu le temps”
Si vous aviez fait une revue de votre journée avant de commencer vous l’auriez su.

Organisez des moments de grande concentration “focus”

Il y a certaines tâches qui nécessitent une grande concentration.

N’hésitez pas à planifier à votre agenda des blocs de concentration.
Des moments pendants lesquel vous serez dans votre bulle pour avancer sur des sujets de fond.

Assurez-vous de ne pas être dérangé toutes les 2 minutes par un collègue qui vous demande quelque chose, sinon vous n’y arriverez pas.

Mettez en place un code interne dans votre entreprise pour signaler aux autres de ne pas vous déranger.
Par exemple :
- Quand vous avez votre casque sur les oreilles, vous êtes dans une phase “focus”

Si vous êtes en télétravail c’est encore plus facile, puisque vous partagez votre “statut” dans votre outil de messagerie instantanée (Ne pas déranger).

Mais parlez en ! Ne faites pas ça dans votre coin.
Car si vous êtes le seul à connaitre le “code”, ça n’a aucun intérêt.

Essayez d’appliquer durablement ces astuces.
Partagez là avec vos collègues pour qu’elles soient connu de tout le monde.

Une méthode n’est efficace que si elle est connue et partagée de tous.